Office Manager (f/m/d)

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The PSI Group develops software products for optimizing the flow of energy and materials for utilities and industry. As an independent software producer with more than 2,300 employees, PSI has been a technology leader since 1969 for process control systems that ensure sustainable energy supply, mobility and production by combining AI methods with industrially proven optimization methods. The innovative industry products can be operated on-premises or in the cloud. The business unit Process Industries & Metals bundels all expertise in software solutions for the metal industry.

Tasks inspiring you

• Empfang & Büroorganisation: Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten – sowohl im Büro als auch telefonisch – und sorgst für eine angenehme Atmosphäre und reibungslose Abläufe.
• Arbeitszeit- & Abwesenheitsmanagement: Du prüfst und koordinierst die Arbeitszeitbuchungen in unserem Zeiterfassungssystem, sowie Urlaubsanträge und Krankmeldungen über unser HR-System
• Meeting- & Eventmanagement: Du organisierst und bereitest Meetings vor und behältst stets den Überblick. Zudem planst und setzt du interne Events wie Jubiläen, Firmenfeiern und Team-Meetings kreativ um.
• Office & Facility Management: Du beschaffst und verwaltest Büromaterialien, Hardware und Verbrauchsmaterialien sowie Lieferanten- und Versicherungsverträge und steuerst externe Dienstleister.
• Travel Management: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotels, Restaurants) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung.
• People & Organization Support: Du unterstützt das People & Organization Team beim Onboarding-Prozess, um neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start zu ermöglichen, sowie im Interviewprozess.
• Payroll & Accounting Support: Du übernimmst Aufgaben in der vorbereitenden Payroll & Accounting und prüfst sowie verwaltest den Zahlungsverkehr und Rechnungen.
• Kommunikations- & Postmanagement: Du verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für einen effizienten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.
• Audit Support: Du unterstützt bei internen und externen Audits
• Koordination im Office-Team: Du behältst den Überblick über die Abläufe im lokalen Office-Team, sorgst dafür, dass tägliche Aufgaben effizient erledigt werden, und bist die zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen.

Qualifications that inspire us

• Qualifikation & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position oder mit Bezug zu Office Management, Personal- oder Finanzadministration mit.
• Sprachkenntnisse: Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Arbeitsweise: Deine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Art hilft dir, den Büroalltag effizient zu organisieren.
• Zeit- & Prioritätsmanagement: Auch in einem dynamischen Umfeld behältst du den Überblick, setzt klare Prioritäten und arbeitest sorgfältig, ohne dabei wichtige Details zu übersehen.
• Organisationstalent: Du liebst es, Abläufe zu koordinieren, und sorgst mit deiner vorausschauenden Planung für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
• Teamfähigkeit & Kommunikation: Du schätzt den Austausch auf Augenhöhe, bist hilfsbereit und arbeitest gerne mit verschiedenen Teams zusammen.
• Digitales Know-how: Du bist versiert im Umgang mit MS Office und hast idealerweise Erfahrung mit Zeiterfassungs- oder HR-Systemen, oder anderen digitalen Verwaltungstools.

Look forward to

Pioneering a smarter world. Are you on board?