PMO - Projekt Management Office (f/m/d)

• Berlin, Düsseldorf
• PSI Software SE - Process Industries & Metals
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The PSI Group develops software products for optimizing the flow of energy and materials for utilities and industry. As an independent software producer with more than 2,300 employees, PSI has been a technology leader since 1969 for process control systems that ensure sustainable energy supply, mobility and production by combining AI methods with industrially proven optimization methods. The innovative industry products can be operated on-premises or in the cloud. The business unit Process Industries & Metals bundels all expertise in software solutions for the metal industry.

Tasks inspiring you

• Projektvorbereitung & -strukturierung: Unterstützung bei der Aufbereitung von Sales-Kalkulationen für den Projekteinsatz sowie bei der Einrichtung und Pflege projektbezogener Strukturen in Projektmanagement-Tools
• Datenmanagement: Eingabe von Order-Items, Bereitstellung relevanter Informationen für das Projektcontrolling und Sicherstellung einer hohen Datenqualität bei Zeiterfassungen sowie bei Budget- und Forecast-Werten
• Travelmanagement: Erstellung von Reisekostenberichten, sowie Koordination und Anforderung zugehöriger Abrechnungsdokumente
• Zeitmanagement: Konsolidierung von aufgaben- und zeitbezogenen Buchungen zur monatlichen oder Milestone-bezogenen Abrechnung mit dem Endkunden
• Endkundenabstimmung: Regelmäßiger und proaktiver Abgleich mit dem PMO und Einkauf des Endkunden, um T&M-Abrechnungen abzustimmen und eine zügige Rechnungsbearbeitung sicherzustellen.
• Forecast- & Finanzprozesse: Mitorganisation und Begleitung regelmäßiger Forecast-Meetings in Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement und Controlling sowie Unterstützung bei der Erstellung von Forecast-Schätzungen und finanziellen Anpassungen im Projektverlauf
• Vertrags- & Risikomanagement: Pflege von Vertragsunterlagen und Risikodokumentationen sowie Vorbereitung und Begleitung projektbezogener Audits
• Monatsabschluss: Unterstützung bei der Projektkonsolidierung zum Monatsende, einschließlich Datenpflege, Abschlussaktivitäten und Freigabeprozesse durch das Projektmanagement
• Organisation & Administration: Pflege des Projektkalenders (z. B. Projektreisen, Meilensteine, Besuchstermine) sowie Erstellung und Aktualisierung von Organigrammen, Präsentationen und Onboarding-Unterlagen. Zudem Beteiligung an Team- und PM-Meetings zur operativen Unterstützung.
• Qualitätsmanagement: Sicherstellung der Einhaltung von Vorgaben im Bereich Operational Excellence und Qualitätsmanagement.
• Prozessoptimierung: Mitwirkung in der Power User Group zur Weiterentwicklung der Project Status Reports und relevanter PM-Prozesse.

Qualifications that inspire us

• Qualifikation & Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Fachgebiet. Erste praktische Erfahrung im Projektumfeld – idealerweise im PMO, in der Projektleitung oder Projektassistenz.
• Arbeitsweise & Verantwortung: Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Kundenorientierung im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern
• Kommunikation & Zusammenarbeit: Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, sich sicher in einem dynamischen Projektumfeld zu bewegen
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit gängigen Projektmanagement-Tools sowie erste Erfahrung mit der Einführung und Anwendung von ERP-Systemen
• Projekterfahrung & Branchenwissen: Kenntnisse in der Softwarebranche sowie Grundverständnis in Kapazitätsplanung, Profitabilitätsrechnung und Forecasting sind von Vorteil
• Sprachkenntnisse: Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, in Wort und Schrift.
• Reisebereitschaft: Bereitschaft zu projektbezogenen Reisen

Look forward to

Pioneering a smarter world. Are you on board?